Ha la fameuse liste de tâches à accomplir ! Avec elle, plus besoin de se rappeler tout ce qu’on doit faire, ça repose le cerveau, n’est-ce pas ? C’est temporaire lorsqu’elle est mal utilisée. Soulagé maintenant et angoissé plus tard, voilà le résultat de la « to do list » (TDL).
Votre TDL est vraiment utile lorsque vous êtes en réunion ou en inspection quelque part. Un format de type point form vous permet d’inscrire tout ce que vous repérez, ce à quoi vous pensez qu’il faudrait faire par la suite, ce qui vous vient comme idée à développer… Disons que c’est très utile pour ne rien oublier. Son usage en toute circonstance est cependant à proscrire, car cela peut générer beaucoup d’angoisse, vous figer sur place et parfois même faire en sorte que certaines choses restent éternellement sur cette liste sans jamais être réalisées. Voyons pourquoi.
Il faudrait d’abord en limiter sa taille. Voyez comment rapidement, votre TDL devient un fourre-tout où tout se suit sans considération de l’importance de la tâche, du délai réel ou projeté, des détails à y inclure, et de ce à quoi cela rapporte… Des ratures, des explications, toutes sortes d’informations diverses viennent s’y ajouter, se mélangeant avec d’autres n’ayant aucun rapport avec celles qui les précèdent par exemple. Le tout rend le format peu invitant à la longue, voire rebutant par sa nouvelle complexité.
Il faudrait l’utiliser comme un support à une tâche plutôt que d’en faire la référence ultime. C’est-à-dire que vous pourriez avoir un thème majeur. Et dans ce thème, le descriptif des choses qui seraient à faire, courtes comme dans une liste justement pour en préciser les étapes et bien évaluer le temps et le matériel nécessaire pour accomplir la fameuse tâche. On a réfléchi à un moment donné sur une chose à faire, et cela a déterminé plusieurs points à ne pas oublier, ne pas négliger, pour se rendre au bout. Mais le problème c’est que même bien détaillé, mis bout à bout, on n’en finit plus et on n’arrive même plus à découper certaines tâches à l’intérieur de cela. La TDL devrait donc s’ancrer dans autre chose.
Si vous utilisez votre TDL comme un agenda, ce que beaucoup trop de gens font, vous vous assurez quelques frustrations, voire beaucoup. Pourquoi ? Il arrive qu’on soit moins en forme un beau matin, et on prend sa TDL et là il faut faire tout ce qui est écrit ! Mais il n’y a aucune information d’ordre de priorité, aucune information claire de délai, aucune information du temps nécessaire. Vous devez vous référer à votre mémoire. Ce jour-là, votre cerveau déborde. Vous regardez votre TDL et là vous prend une angoisse à l’idée que vous ne parviendrez jamais à tout faire…. là maintenant, dans la journée, ou même dans votre semaine ! Votre angoisse vous fait figer, vous met de mauvaise humeur et vous amène à procrastiner devant un défi impossible à relever. Et votre corps à raison : c’est impossible à réaliser… dans l’instant ! Alors, il envoie le message d’urgence à tout le corps : IMPOSSIBLE, AU SECOURS. Résultat des courses, vous perdez encore plus de temps. Et pendant ce temps, d’autres tâches viennent s’ajouter à votre fameuse TDL. Vous angoissez davantage.
La TDL, c’est bien, mais cela ne peut être une référence pour ce qui est de votre gestion du temps. Cela peut même la miner. Pour cela il y a cet autre outil : l’agenda. Et maintenant avec toute la technologie que nous avons sous la main, on ne peut pas dire que ce ne soit pas convivial. Avant il fallait s’arranger avec la version papier et à moins d’écrire les choses au crayon à la mine pour pouvoir déplacer et effacer, on était un peu pris avec l’agencement prévu. Maintenant, sur un ordinateur, un téléphone, une tablette… peu importe, on peut inscrire son horaire avec les réunions, les déplacements, et les choses à faire, avec le temps à y consacrer, les couleurs selon le sujet. Tout cela était encore faisable sur papier. Mais maintenant, vous pouvez déplacer vos blocs, inviter des gens, informer facilement tout le monde du déplacement, réorganiser certains blocs en fonction du temps pris pour les précédents. Jamais de ratures et de cafouillis. Et on peut ajouter une note à ces fameux blocs si on veut. Il y a moyen d’organiser son temps vraiment bien avec les agendas version électronique. Et je vous rassure, vous n’avez pas besoin d’être un génie informatique pour pouvoir tenir un agenda électronique. Une fois le tout placé dans l’agenda, c’est fou comment on peut voir clair et ajuster les demandes de dernière minute selon les trous qu’il reste. On peut aussi se prévoir plus facilement de garder du temps pour soi, ce qui est essentiel également.
Lorsque vous créez une TDL lors d’un évènement ou une réflexion personnelle, ensuite inscrivez vos tâches à faire, réparties dans votre agenda. Déjà cela vous oblige à réfléchir au temps que vous devez mettre sur chaque tâche, et au matériel nécessaire. Également, si vous devez consulter d’autres personnes, c’est à prévoir. S’il y a plusieurs étapes avec des attentes nécessaires entre chaque, il vaut mieux le savoir pour éviter de faire ladite tâche à la dernière minute. Par exemple, si vous devez repeindre un mur et mettre trois couches, en répartissant les choses dans l’agenda, vous pouvez planifier les différents moments. Vous pouvez penser en parallèle plutôt qu’en série !
La TDL permet de savoir quoi faire, l’agenda permet de savoir quand et en combien de temps le faire, en planifiant votre travail. Cela n’enlèvera pas forcément la première angoisse du « je n’y arriverai pas, il y en a trop », mais rapidement, vous verrez que les choses se font en respectant les temps qu’il faut pour le faire et en vous respectant vous-même. Autrement votre angoisse vous amène à faire disparaitre du temps de récupération nécessaire au profit du défi de réaliser tout ce qui est sur la TDL, le plus rapidement possible. Également si vous vous dites que vos ferez telle chose dès que vous aurez du temps, il y a bien des chances que vous ne le fassiez pas, car bien d’autres choses sur votre TDL vont toujours passer avant. Dès que vous avez inscrit ces moments décidés et dédiés à des tâches précises, là vous pouvez enfin réaliser ce que vous voulez vraiment. En plaçant vos tâches de TDL dans votre agenda, vous pouvez aussi vous apercevoir de l’irréalisme de certaines demandes et du temps que vous sous-estimez y mettre.
La planification c’est ça, c’est placer les choses à faire selon leur importance et ce que cela demande. Cela permet de prioriser, sans s’oublier. Mais ce n’est pas plus que cela. En n’utilisant pas les outils adéquats, vous ne pouvez pas planifier adéquatement votre temps et alors ça déborde constamment. Cet atout permet d’organiser les choses et d’alimenter une bonne résolution de problème, des éléments essentiels pour savoir sortir des situations difficiles.
Alors si vous avez une TDL mais rien d’autre pour la répartir, commencez par vous procurer un agenda et placez chaque tâche à l’intérieur. Vous trouvez que c’est une tâche supplémentaire ? Possible au début, mais seulement au début. Voyez ensuite comment vous vous sentez plus calme à l’idée de passer au travers de toutes ces choses à faire. Et en plus, comme vous serez plus efficace, vous pourrez en faire plus en moins de temps. C’est un peu ce que nous recherchons tous en passant.
Alors, bye la TDL, bonjour l’agenda !